인터넷 보급 이후 기존의 FAX 대신 업무 소통의 중심이 된 Business Email은 편리함을 주는 동시에 관련 업무 시간을 꾸준히 늘려왔다.
2024년 말부터 ChatGPT를 업무에 쓰기 시작하면서 AI Business Email 방식으로 적용해 보기로 했고, 꾸준히 사용해 본 결과를 정리했다.
목차
AI Business Email, 사용해야 했던 이유
하루에 최소 열 통 이상의 이메일을 쓰고 있고, 심한 날은 오십 통 이상 쓰기도 한다.
비록 내용은 짧아도 어조 선택이나 맞춤법 확인, 그리고 상대방의 반응을 고려해서 작성하고 검토하는 시간은 생각보다 많이 걸렸다.
영어로 답장해야 하는 이메일은 더 오래 걸렸다.
문법과 단어 선택 같은 기본적인 것부터, 단어나 문장의 어감을 확인하기 위해 구글과 네이버를 검색하는 작업은 생각보다 많은 시간을 필요로 했다.
이런 이메일 작업으로만 하루를 다 보낸 경험이 여러 번 있다. 50대 이후 관리자의 업무가 늘어날수록 이메일 업무도 같이 늘어나는 것이 현실이다.
나만 이런 고민을 하는 건 아닌 것 같았다. 최근 여러 조사에서 직장인 다수가 이미 업무에 생성형 AI를 사용하고 있다는 결과가 나왔다.
내가 너무 늦게 AI를 업무에 적용한 건 아닐까, 특히 이메일에 늦게 사용하기 시작한 것 같아 내심 걱정이 되기도 한다.
특히 곤란한 건 이메일에 실수를 하게 되면 다시 사과 이메일을 보내거나 직접 전화로 사과를 해야 한다는 것이다.
이메일 하나를 잘못 보내면 그걸 수습하기 위해서 더 많은 시간과 노력이 필요하다.
이런 경험이 쌓이면서 AI Business Email을 써보기로 마음먹었다. 빨리 쓰는 것보다 처음부터 제대로 쓰는 방법이 필요했다.
AI Business Email 작성, 단계별로 줄인 방법
방법은 크게 다섯 단계로 정리됐다. 상황을 정리하고, ChatGPT에 배경을 주고, 초안을 다듬고, 이메일 성격에 맞게 어조를 조정하고, 자주 쓰는 패턴을 저장해두는 순서다.
1단계 — 받는 사람과 목적 한 줄로 정리하기
이메일을 쓰기 전에 받는 사람이 누구인지, 이메일의 목적이 무엇인지, 원하는 어조가 어떤지 한 줄로 적었다. “거래처 담당자에게, 일정 변경 요청, 정중하지만 단호하게” 정도면 충분했다.
이 한 줄을 먼저 정리해두니, 다음 단계에서 ChatGPT에 설명할 내용이 이미 정해진 상태였다.
2단계 — 역할·목표·작업·배경 네 칸 채우기
4편에서 정리한 질문 구성을 그대로 가져와 적용했다.
너는 능숙한 비즈니스 이메일 작성자야(역할). 거래처 담당자에게 보낼 일정 변경 요청 이메일을 써줘(작업).
세 문단 이내로, 정중하지만 단호하게(목표). 다음 주 화요일 미팅을 목요일로 옮기고 싶고, 상대는 이미 한 번 일정을 조정해준 적이 있다(배경).
네 칸을 한 번에 채워서 보내니 되묻는 과정 없이 바로 쓸 만한 초안이 나왔다. 따로따로 설명을 주고받을 때보다 시간이 훨씬 덜 걸렸다.
3단계 — 초안 받고 한두 번만 다듬기
처음 받은 초안이 완벽한 경우는 드물었다. 그럴 때는 처음부터 다시 쓰지 않고 “두 번째 문단만 더 짧게 줄여줘”처럼 부분만 고쳐달라고 요청했다.
이렇게 한두 번만 주고받으면 보낼 만한 수준이 됐다.
실제로 받은 초안과 다듬은 결과를 나란히 놓아보면 차이가 분명했다.
처음 받은 문장은 “귀하의 일정 변경 요청에 대해 신중히 검토한 결과, 다음과 같이 회신드리고자 합니다”처럼 다소 장황했다.
“두 번째 문단만 더 짧게 줄여줘”라고 한 번 더 요청한 뒤에는 “요청하신 일정 변경, 목요일로 옮기는 쪽으로 조율 가능합니다”처럼 한 문장으로 정리됐다.
문장은 짧아졌는데 의미는 그대로 남아 있었다.
4단계 — 이메일 종류에 따라 어조를 다르게 요청하기
모든 이메일에 같은 어조가 통하지는 않았다. 거절하거나 사과해야 하는 이메일은 “정중하지만 단호하게”보다 “유감을 표현하되 책임 소재는 분명하게”처럼 더 구체적으로 주문해야 했다.
한 번은 거래 지연에 대한 사과 이메일을 일반적인 어조로 요청했다가, 사과의 무게가 너무 가볍게 느껴지는 문장을 받은 적이 있었다.
그 뒤로는 이메일의 성격(요청·거절·사과·감사)을 먼저 구분하고, 그 성격에 맞는 어조를 한 단어 더 추가해서 요청하는 습관이 생겼다.
같은 네 칸 구성이라도 목표 칸에 들어가는 단어 하나로 결과가 꽤 달라졌다.
5단계 — 자주 쓰는 패턴은 따로 저장해두기
비슷한 상황의 이메일이 반복된다는 걸 알게 된 뒤로는, 자주 쓰는 유형 세 가지(일정 변경·자료 요청·감사 인사)를 따로 메모해뒀다.
다음에 비슷한 상황이 오면 그 메모를 ChatGPT에 그대로 붙여넣었다. 매번 새로 설명하지 않아도 되니 시간이 한 번 더 줄었다.
예전에는 비슷한 이메일을 찾으려고 지난 이메일함을 뒤지는 데도 시간이 들었는데, 메모해둔 패턴을 쓰니 그 검색 시간까지 함께 줄었다.
AI Business Email, 예상과 달랐던 점
어조 조절도 처음엔 마음에 안 들 때가 많았다.
“정중하게”라고만 적으면 지나치게 격식 있는 문장이 나오는 경우가 있었는데, “정중하지만 친근하게”처럼 두 단어를 같이 적으니 한결 자연스러운 톤이 나왔다.
영어 이메일은 여전히 한 번 더 확인하는 게 안전했다.
문장 자체는 매끄러웠지만, 업계에서 쓰는 특정 표현과는 살짝 어긋나는 경우가 있어서, 중요한 이메일일수록 보내기 전에 한 번 더 읽어보는 습관을 들였다.
참조(CC)와 숨은 참조(BCC) 처리도 ChatGPT가 알아서 해주지는 않았다. 이메일 본문은 다듬어줘도 누구를 참조에 넣을지는 내가 따로 챙겨야 했다.
여러 부서가 얽힌 이메일일수록 참조 목록을 먼저 정리해두고 나서 본문 작성을 요청하는 쪽이 더 매끄러웠다.
그래도 직접 챙기는 부분
AI는 이메일을 직접 발송하지 않는다. ChatGPT가 초안을 만들어주면, 이메일 앱에서 내용을 복사해 내가 직접 보내는 방식이다.
협상이나 갈등이 걸린 민감한 이메일은 초안만 받고 표현은 직접 다시 손본다.
지금은 이메일 성격에 따라 도구를 나눠서 사용하고 있다.
인사나 일정 확인처럼 단순하고 반복되는 이메일은 ChatGPT로 빠르게 처리하고, 복잡한 보고서나 비슷한 형식이 계속 반복되는 업무는 Claude Projects를 사용한다.
프로젝트에 배경 정보를 한 번 설정해두면 매번 다시 설명하지 않아도 된다는 게 가장 다른 점이다.
초안을 만드는 건 AI가 하고, 보내도 될지 판단하는 건 결국 내가 한다.
AI Business Email 실행 체크리스트
- 받는 사람, 목적, 원하는 어조를 한 줄로 먼저 정리했는가
- 역할·목표·작업·배경 네 칸을 채워 ChatGPT에 요청했는가
- 이메일 성격(요청·거절·사과·감사)에 맞는 어조를 구체적으로 요청했는가
- 자주 쓰는 이메일 유형을 따로 저장해뒀는가
- 참조·숨은 참조 목록은 따로 챙겼는가
- 영어 이메일은 보내기 전 한 번 더 읽어봤는가
- 복잡하거나 반복 설명이 필요한 업무는 Claude Projects로 처리했는가
AI를 활용해 Business Email을 사용해 보고 드는 솔직한 생각
AI Business Email을 꾸준히 사용해 보니 이메일 한 통에 걸리는 시간이 10분 안팎으로 줄었다. 정확히 절반은 아니었지만, 체감으로는 그 이상으로 가벼워진 느낌이었다.
시간을 줄이는 것과 이메일의 품질을 지키는 것, 둘 다 챙길 수 있다는 걸 직접 겪고 나서 알게 됐다.
| 시점 | 행동 |
|---|---|
| 오늘 바로 | 자주 쓰는 이메일 한 통을 받는 사람·목적·어조 한 줄로 정리하고 ChatGPT에 요청해본다 |
| 이번 주 안에 | 반복되는 이메일 유형 두세 가지를 따로 메모해 저장해둔다 |
| 장기적으로 | 복잡하거나 반복 설명이 필요한 업무는 Claude Projects에 배경을 정리해두고 재사용한다 |
이메일 시간은 줄었지만, 회의 자체가 길어지는 문제는 따로 남아 있었다. 다음엔 회의록을 AI로 정리하면서 회의 운용과 회의록 작성 시간이 어떻게 줄었는지 정리해보려 한다.
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