다음 주에 신규 거래처와 미팅이 잡혔다. 우리 쪽에서 먼저 미팅을 요청한 거라, 일정은 당연히 촉박하게 잡혔다.
상대 회사에 대해 아는 게 거의 없었는데, 예전 같으면 인터넷 검색부터 시작해 주변 지인을 통해 담당자 정보나 회사 분위기를 수소문하는 데 여러 시간이 걸렸을 것이다.
그렇게 모은 정보도 대부분 부정확하거나 오래된 것들이어서, 막상 미팅에 들어가면 정보 부족으로 당황한 적이 한두 번이 아니었다.
이번엔 달리 해보기로 했다. AI의 도움을 받아 사전 AI 브리핑을 받아보기로 하고, 4편에서 정리한 질문 방식을 기반으로 응용해서 적용해 봤다.
목차
미팅 전 AI 브리핑이 필요했던 이유
신규 거래처 미팅은 대부분 우리 쪽의 요청으로 시작되기 때문에, 일정이 촉박하게 잡히는 경우가 많다. 상대 회사의 최근 소식이나 담당자 배경을 미리 알고 들어가면 대화가 훨씬 매끄럽다는 걸 여러 번 겪었지만, 준비 시간을 따로 내기가 쉽지 않았다.
4편에서 “AI에게 뭘 시킬지 모르겠다면 역할·목표·작업·배경 네 가지만 채워보라”고 정리한 적이 있는데, 미팅 준비도 똑같은 방식으로 접근할 수 있겠다는 생각이 들었다.
회의록 정리나 이메일 초안처럼 반복되는 사무 작업은 아니지만, 매번 비슷한 패턴으로 “회사 개요 + 최근 이슈 + 예상 질문”을 정리한다는 점에서는 결국 같은 작업이었다.
50대 관리직이나 영업 쪽 업무를 맡고 있으면 이런 신규 거래처 미팅이 한 달에도 여러 번 잡힌다. 매번 인터넷 검색과 지인 네트워크에 시간을 쏟기보다, 짧게라도 핵심을 정리해두고 들어가는 쪽이 한결 마음이 편했다.
특히 신규 거래처라면 상대 회사의 최근 현황을 미팅 자리에서 처음 듣는 것처럼 반응하는 상황이 종종 생겼는데, 그 어색함을 줄이는 것만으로도 준비를 해두길 잘했다는 생각이 들었다.
5분 AI 브리핑 받는 단계별 방법
순서는 크게 네 단계다. 미팅 기본 정보를 모으고, AI에게 역할과 배경을 주고, 최신 뉴스를 확인하고, 마지막으로 예상 질문을 뽑는 흐름이다. 단계마다 1~2분 정도면 충분해서, 전체 시간은 5분 안에 끝났다.
1단계 — 미팅 기본 정보 모으기
먼저 미팅 상대 회사명, 미팅 목적, 참석자 직급 정도만 간단히 정리했다. 이 정도 정보는 미팅 일정 메일이나 캘린더 초대장에 이미 들어 있는 경우가 많아서 따로 조사할 필요는 없었다.
특히 미팅 목적이 “제안”인지 “단순 인사”인지에 따라 준비할 내용이 달라지기 때문에, 이 한 줄을 먼저 정리해두는 게 중요했다. 다음 단계에서 AI에게 배경을 설명할 때도 이 정보가 그대로 사용되었다.
2단계 — AI에게 역할과 배경 주기
4편에서 쓴 4가지 구성을 그대로 적용했다.
“너는 B2B 영업 코치야(역할). OO기업과 다음 주 화요일 미팅이 있는데, 5분 안에 읽을 수 있는 브리핑을 만들어줘(작업).”
“회사 개요, 최근 이슈, 우리가 준비할 질문 3개로 구성해줘(목표). 우리는 OO기업의 OO프로젝트에 우리 회사의 OO제품(솔루션)을 제안하려고 한다(배경).”
이 네 가지를 한 번에 채워서 보내면, AI가 따로 되묻지 않고 바로 정리된 형태의 답을 내놓았다. 질문을 나눠서 여러 번 주고받을 때보다 훨씬 빨리 결과를 받을 수 있었다.
역할을 “영업 코치”로 정해둔 데는 이유가 있다. 단순히 회사 정보를 나열하는 게 아니라, 미팅에서 실제로 쓸 수 있는 조언까지 같이 받고 싶어서였다. 역할을 바꾸기만 해도 같은 정보를 다른 관점으로 받을 수 있다는 것도 몇 번 해보고 나서야 알게 됐다.
한 번은 같은 질문을 역할만 “신입 컨설턴트”로 바꿔서 다시 던져봤다. 결과가 확연히 달라졌다. 전문가용 요약 대신, 회사 용어와 배경부터 차근차근 풀어주는 답이 돌아와서 신입 직원에게 미리 보여주기에 더 알맞았다.
3단계 — 최신 뉴스·이슈 확인 요청하기
여기서부터는 AI의 웹 검색 기능이 중요했다. 세 가지 AI의 작동 방식이 조금씩 달라서, 사용하기 전에 알아두면 도움이 된다.
Claude는 대화창 왼쪽 하단의 “+” 아이콘을 클릭하면 나타나는 메뉴 하단에 “웹 검색” 항목이 있다. 체크(✓) 표시가 되어 있으면 활성화된 상태다.
대화 시작 전 한 번만 켜두면, 최신 정보가 필요하다고 판단될 때 자동으로 검색을 실행하고 출처와 함께 정리해준다. 더 확실하게 실행시키려면 질문 앞에 “웹에서 최신 정보를 찾아줘”라고 한 줄 추가하면 된다.
ChatGPT도 웹 검색 기능이 있지만, 모델이 필요하다고 판단하거나 사용자가 직접 요청할 때 실행되는 도구 방식이다.
Gemini는 Google 검색과 네이티브로 통합되어 있어 셋 중 가장 자동적으로 실행된다. 별도 설정 없이도 최신 정보가 필요한 질문이면 알아서 검색을 연결해주는 편이다.
평소 쓰던 도구가 익숙해서 이번엔 Claude로 시도했다. 설정에서 웹 검색을 켠 상태에서 물으니, 최근 보도자료나 채용 공고처럼 비교적 최신 정보까지 같이 가져왔다.
채용 공고에 적힌 회사 분위기, 보도자료에 언급된 신사업 방향처럼 미팅 대화에 바로 쓸 수 있는 내용도 섞여 있었다.
4단계 — 예상 질문·대화 포인트 뽑기
브리핑을 받은 뒤에는 “방금 만든 브리핑에서 최근 이슈 부분만 출처를 같이 적어줘”라고 다시 물었다. 출처를 같이 받아두면 미팅 자리에서 누가 물어봐도 어디서 확인한 내용인지 바로 답할 수 있어서 마음이 편했다.
받은 질문 목록 중에서 실제로 던질 만한 건 2~3개로 추렸다. 너무 많은 질문을 준비해가면 오히려 대화 흐름을 끊을 수 있다는 걸 이전 미팅에서 느낀 적이 있어서, 일부러 추려내는 단계를 따로 뒀다.
예상 질문 외에 “이 회사가 요즘 가장 집중하는 과제가 뭔지” 한 줄 요약 메모를 같이 챙겨두면, 대화 방향이 예상과 달라질 때 빠르게 따라가는 데 도움이 됐다.
실제 미팅에 들어가 보니 어땠나
막상 미팅에 들어가서는 준비한 질문 3개 중 2개가 실제로 대화 중에 자연스럽게 나왔다. 미리 답을 생각해둔 덕분에 당황하지 않고 대응할 수 있었다.
상대 담당자가 최근 보도자료 내용을 먼저 꺼냈을 때도, 이미 브리핑에서 확인했던 내용이라 놀라지 않고 이어받을 수 있었다. 예전 같으면 그 자리에서 처음 듣는 얘기처럼 반응했을 것이다.
다만 효과를 체감했다고 해서 매번 똑같이 통하는 건 아니었다. 상대 회사 정보가 거의 없는 신생 기업이었던 한 미팅에서는, AI도 추측에 가까운 일반론만 내놓아서 큰 도움이 되지 않았다.
정보가 적은 상대일수록 AI 브리핑의 효과도 줄어든다는 걸 그때 알게 됐다. 이런 경우엔 담당자가 직접 올린 SNS 게시글이나 인터뷰 기사를 따로 찾아보는 편이 더 실질적이었다.
AI가 잘하는 영역과 사람이 직접 확인해야 하는 영역이 따로 있다는 것, 이 경험이 가장 명확하게 알려준 계기였다.
AI 브리핑 그대로 믿으면 안 되는 이유
처음엔 AI가 만들어준 회사 소개를 그대로 믿었다가, 이름이 비슷한 다른 회사의 정보가 섞여 들어온 걸 미팅 직전에야 발견한 적이 있었다.
단순히 수치 하나가 틀린 게 아니라, 아예 다른 회사 기반으로 정리되거나 여러 회사의 내용이 혼합된 결과가 나온 경우였다. 같은 이름을 쓰는 곳이 여럿 있거나 회사명이 흔한 경우일수록 이런 혼선이 더 자주 생겼다.
그 뒤로는 AI 브리핑을 받고 나면 항상 회사 공식 홈페이지나 뉴스 검색으로 핵심 내용 한두 가지를 다시 확인하는 습관을 들였다. 5분 만에 받은 브리핑이라도 마지막 확인은 1~2분이면 되니, 전체 준비 시간은 여전히 크게 줄어든 셈이었다.
담당자 정보는 처음부터 기대를 낮추는 편이 낫다. 임원급이거나 공개적으로 글을 쓰는 사람이 아니면 인터넷에서 이름조차 나오지 않는 경우가 대부분이다.
AI도 마찬가지여서, 담당자 이름·직급·부서 같은 정보는 AI 브리핑에서 얻으려 하기보다 미팅 초대장이나 사전 연락에서 직접 확인하는 것이 현실적이다.
이후로는 브리핑을 요청할 때마다 “이 정보 중에 확실하지 않은 부분이 있으면 따로 표시해줘”라는 문장을 한 줄 더 붙이는 습관이 생겼다. AI가 스스로 불확실한 부분을 표시해주는 경우도 있어서, 어디를 다시 확인해야 할지 가늠하는 데 도움이 됐다.
이렇게 몇 번 겪고 나서, 미팅 전마다 빠뜨리지 않고 확인하는 다섯 가지를 따로 정리해뒀다.
미팅 전 체크리스트
- 회사명, 미팅 목적, 참석자 정보를 먼저 정리했는가
- 역할·목표·작업·배경 네 가지를 채워 AI 브리핑을 요청했는가
- 웹 검색 기능을 켜고 최신 이슈를 같이 확인했는가
- 핵심 수치·담당자 정보는 공식 홈페이지나 뉴스로 한 번 더 확인했는가
- 예상 질문 3개 정도는 미리 뽑아뒀는가
직접 써본 입장에서
처음엔 AI가 만든 브리핑을 그대로 들고 들어가도 되는지 걱정이 됐는데, 몇 번 확인하는 습관을 붙이고 나니 오히려 예전보다 준비가 더 꼼꼼해진 느낌이었다. 시간을 줄이면서도 내용을 검증하는 것, 둘 다 챙길 수 있다는 걸 직접 겪고 나서야 알게 됐다.
핵심은 두 가지였다. AI 브리핑은 회사 개요와 최근 이슈를 빠르게 파악하는 데는 충분히 쓸 만하다. 다만 담당자 정보와 핵심 수치는 처음부터 직접 확인이 필요한 정보로 생각하고 들어가는 게 안전하다.
거창한 도구가 필요한 일은 아니었다. 평소 쓰던 AI 채팅창 하나와 미팅 전 10분 정도의 시간만 있으면 충분했다. 다음 미팅부터는 이 네 가지 구성을 채우는 일을 그냥 미팅 준비의 한 단계로 넣어두려고 한다.
| 시점 | 행동 |
|---|---|
| 오늘 바로 | 다음 미팅 일정 하나를 정해 역할·목표·작업·배경 네 가지로 AI 브리핑을 요청해본다 |
| 이번 주 안에 | 브리핑 속 핵심 내용 한두 가지를 공식 홈페이지나 뉴스로 직접 확인해본다 |
| 장기적으로 | 자주 쓰는 브리핑 방식을 따로 저장해두고 미팅 전마다 재사용한다 |
미팅 준비는 줄었지만, 이메일이나 보고서처럼 매일 반복되는 사무 작업은 여전히 시간을 많이 잡아먹고 있었다. 다음엔 그중에서도 가장 많은 시간을 쓰던 업무 이메일을 AI로 어떻게 줄였는지 정리해보려 한다.
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